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平成19年度定期監査(平成20年3月28日公表)

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定期監査報告書

第1 監査の対象 

市長部局
 総務部
  管財課、人権同和教育啓発センター
 市民福祉部
  総合窓口課、健康長寿課、子育て支援課、愛宕寮
 産業経済部
  商工観光課
 建設部
  建設企画課、建設整備課、国県事業推進課、建築住宅課、下水道課
 弥栄支所
  総務課、市民福祉課、産業課、建設課
 三隅支所
  総務課、自治振興課、地域情報課、市民課、福祉課、産業課、建設課、水道課、下水道課
教育委員会事務局
 人権同和教育室、弥栄教育課、三隅教育課

 第2 監査の範囲

 平成19年度に執行された財務に関する事務及び平成18年度に執行された財務に関する事務のうちから抽出したものを対象とした。
 1 平成19年6月12日及び14日監査実施分については、平成18年度に起票したもの。
 2 平成19年10月23日及び24日監査実施分については、平成19年8月31日までに起票したもの。
  3 平成20年1月22日及び23日監査実施分については、平成19年11月30日までに起票したもの。
  4 平成20年2月13日、15日及び3月7日監査実施分については、平成19年12月31日までに起票したもの。
  5 ただし、補助金、負担金については、平成18年度に起票したもの。

 第3 監査の期間

 平成19年5月11日から平成20年3月21日まで

第4 監査の方法 

 今回の監査は、監査対象とした課からあらかじめ指定した関係書類の提出を求め、これを調査するとともに関係職員から説明を聴取するなどの方法により実施した。

第5 監査の結果  

 昨年度に引き続き、本庁においては、補助金、負担金の支出事務が関係法規及び予算に基づき適切に執行されているか、支所においては、契約事務が関係法規及び予算に基づき適切に執行されているかを重点テーマとして監査を実施した。対象とした事務は、おおむね適正に処理されていたが、次に述べる事項については、是正、改善の必要があると認められた。
 なお、軽易な事項については、関係職員に注意したので記述を省略した。 

【指摘事項】

1 市長部局(本庁) 

(1)契約事務について
 ア 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項、随意契約とする理由の記載がないものがあった。
 (人権同和教育啓発センター、健康長寿課、総合窓口課、子育て支援課)

 イ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないもの、誤りがあるものがあった。
 (総合窓口課、健康長寿課、子育て支援課、商工観光課、国県事業推進課)

 ウ 契約方法を随意契約とする理由が、不十分なもの、明確でないもの、希薄なものなどがあった。
 (健康長寿課、建設整備課)

 エ 2人以上の者から見積書を徴すべきところを1人のみから見積書を徴しているものがあった。
 (商工観光課)

 オ 浜田市契約規則に基づいた一連の事務処理がなされていないものがあった。
 (子育て支援課、愛宕寮) 

 カ 契約書に契約期間の記載のないもの、自動更新条項が規定されているもの、業務の再委託にかかる規定がないもの、単年度契約であるのに長期継続契約を前提とした規定があるものなど不適切なものがあった。
 (管財課、健康長寿課、総合窓口課、子育て支援課、商工観光課、国県事業推進課、下水道課)

 キ 契約期間を平成18年度から3年間とする土地賃借契約の契約締結を、平成17年度中に行っているものがあった。
 (商工観光課)

 ク 契約書の契約印が団体印のみで、代表者印の押印がないものがあった。
 (健康長寿課)

 ケ 事務の効率化のため、単年度契約から長期継続契約に切り替えることを検討すべきものがあった。
 (商工観光課) 

 コ 契約書の支払方法と実際の支払方法とが相違するものがあった。
 (子育て支援課)

 (2)補助金支出事務について
 ア 補助金の交付団体において、補助対象経費とは認められない支出、収支決算書の記載誤り、実績報告書と収支決算書との不整合などがあった。
 (子育て支援課、商工観光課)

 イ 補助金の交付団体において、剰余金(翌年度繰越金)が生じ、精算を検討すべきものがあった。
 (下水道課)

 ウ 補助金交付要綱に定められた様式を使用されていないものがあった。
 (国県事業推進課)

 エ 浜田市補助金等交付規則では、事業実施前に補助金交付申請を行うことが規定されているが、事業実施後に補助金交付申請を提出されたものがあった。
  また、事業実績報告の提出が遅いものがあった。
 (健康長寿課、商工観光課)

   オ 補助金として支出すべきものを誤って負担金として支出し、浜田市補助金等交付規則に沿った事務処理が行われていないものがあった。
 (商工観光課)

 

 2 市長部局(支所) 

(1)契約事務について
  ア 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないものがあった。
 (三隅支所地域情報課・水道課)

 イ 随意契約とする理由が記載されていないものがあった。
 (弥栄支所建設課)

 ウ 随意契約とする理由が希薄であり、競争入札に付すべきものがあった。
 (弥栄支所産業課、三隅支所福祉課・建設課)

 エ 随意契約ができる限度額を超えており、競争入札に付すべきものがあった。
 (三隅支所産業課)

 オ 契約締結の報告がなされていないものがあった。
 (弥栄支所市民福祉課、三隅支所自治振興課)

 カ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項の記載がないものがあった。
 (三隅支所建設課)

 キ 契約書に自動更新条項が規定されているものがあった。
 (三隅支所地域情報課)

 ク 契約書の契約印が団体印のみで、代表者印の押印がないものがあった。
 (三隅支所福祉課)

 

3 教育委員会事務局

(1)契約事務について
 ア 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項、随意契約とする理由の記載がないものがあった。
 (人権同和教育室)

 イ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないものがあった。
 (弥栄教育課)

 ウ 見積書に添付された仕様書の内訳に、積算の誤りがあるものがあった。
 (弥栄教育課)

 エ 契約書の支払方法と実際の支払方法とが相違するものがあった。
 (弥栄教育課)

 オ 機械による警備委託契約で、使用機器、工事に係る費用を含めた警備委託一本で見積書を徴すべきものを、分離して見積書を徴し契約しているものがあった。
 (弥栄教育課)

 カ スクールバス運転等業務委託契約で、スクールバスを運転する乗務員の運転免許証が定期的に確認されていなかった。
 (弥栄教育課)

 キ 事務の効率化のため、単年度契約から長期継続契約に切り替えることを検討すべきものがあった。
 (三隅教育課)

(2)補助金支出事務について
 ア 補助金の交付団体において、剰余金(翌年度繰越金)が生じ、精算を検討すべきものがあった。
 (人権同和教育室)

 イ 補助金を受ける団体の事務局が補助金を交付する所管課となっている事例があり、今後事務局のあり方等を検討する必要があるものがあった。
 (人権同和教育室)

 

 4 共通 

(1)文書の管理について
  起案文書の決裁日、文書分類番号、保存年限、情報提供等の記入もれや軽微な誤りが数多く見受けられた。出張命令における専決者の誤り、旅費精算の遅延、出張命令簿と出張復命書の精算日の相違、出張命令簿の精算日及び金額の記入もれ、公用車使用の記入もれなどもいまだに多数見受けられ、特に本庁の各課においては、これまでの監査委員の指摘に対する改善の措置が講じられているとは言えない。適正な事務処理が行われるよう徹底されたい。 

【意見】

 (1)随意契約に関する手引等の作成について
  本庁の管財課、支所の総務課等以外の各課で取り扱う契約は、大半が随意契約である。随意契約は、地方自治法施行令第167条の2第1項の各号に該当する場合にのみ行うことができるものであるが、各号の解釈を誤っているもの、随意契約とする理由が不十分なもの、競争入札に付すべきものを随意契約としているもの、必要な書類を省略しているものなど、随意契約についての理解不足から不適切な事務処理を行っている事例が数多く見受けられた。
  すでに、契約事務について研修も行われているところであるが、一層の契約事務の適正化と効率的な事務の手続き方法等の改善に資するため、随意契約に関する手引等を作成されたい。

(2)各種団体等への加入及び会費負担額について
  団体の活動は適切に実施されているか、会費に見合う効果はあるのか、会費の負担額は適切か、脱会すれば支障が生ずるのかなどの視点から、団体への継続加入の必要性や会費負担額の妥当性等について、不断の見直しに努められたい。また、翌年度繰越額が大きい団体で、負担金額の減額が検討、もしくは減額を要望できるものについては、積極的に働きかけられたい。

(3)地籍調査事業物品購入について
  地籍調査事業は各自治区で実施されているため、使用するプラ杭は、全市で規格を統一して発注するなど、さらにコストダウンできるよう検討されたい。
 

監査実施日
平成19年6月12日  下水道課、国県事業推進課
平成19年6月14日  子育て支援課、愛宕寮
平成19年10月23日  管財課、人権同和教育啓発センター(人権同和教育室)
平成19年10月24日  建築住宅課、建設整備課
平成20年1月22日  弥栄支所(弥栄教育課を含む)
平成20年1月23日  三隅支所(三隅教育課を含む)
平成20年2月13日  総合窓口課
平成20年2月15日  健康長寿課、建設企画課
平成20年3月7日    商工観光課
 

 

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