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平成19年度定期監査措置回答(平成20年5月23日公表)

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定期監査の結果に関する報告(平成20年3月2日付け浜田市監査委員告示第1号)に基づいて浜田市長等が講じた措置の公表

1 市長部局(本庁)
(1)契約事務について

指摘事項

措置状況

ア 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項、随意契約とする理由の記載がないものがあった。(人権同和教育啓発センター、健康長寿課、総合窓口課、子育て支援課)

 

・随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項及び理由の記載処理をした。(人権同和教育啓発センター)
・随意契約の理由を明確に記載します。(健康長寿課)
・今後は、理由の記載漏れがないようにいたします。(総合窓口課)
・今後、適用条項を記載します。(子育て支援課)

イ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないもの、誤りがあるものがあった。(総合窓口課、健康長寿課、子育て支援課、商工観光課、国県事業推進課) 

 

・今後は、契約金額から第167条の2第1項第1号の契約といたします。(総合窓口課)
・契約方法を地方自治法施行令第167条の2第1項第2号による随意契約としているものについて契約金額を確認の上、第1号とします。(健康長寿課)
・今後、指摘事項について改善し、適正な事務処理に努めます。(子育て支援課)
・以後、少額な契約については地方自治法施行令第167条の2第1項第1号適用といたします。(商工観光課)
・是正する。(国県事業推進課) 

ウ 契約方法を随意契約とする理由が、不十分なもの、明確でないもの、希薄なものなどがあった。(健康長寿課、建設整備課)

・性質又は目的が競争入札に適さないものに該当する理由を明確に記載します。(健康長寿課)
・随意契約理由を改めます。(建設整備課)

エ 2人以上の者から見積書を徴すべきところを1人のみから見積書を徴しているものがあった。(商工観光課)

・地方自治法施行令第167条の2第1項第2号適用に加筆修正いたしました。以後、そのような取り扱いといたします。

オ 浜田市契約規則に基づいた一連の事務処理がなされていないものがあった。(子育て支援課、愛宕寮)

 

・今後、浜田市契約規則に基づいた事務手続きを行います。(子育て支援課)
・浜田市契約規則に基づき、今後は適正な事務処理に努めます。(愛宕寮)

カ 契約書に契約期間の記載のないもの、自動更新条項が規定されているもの、業務の再委託にかかる規定がないもの、単年度契約であるのに長期継続契約を前提とした規定があるものなど不適切なものがあった。(管財課、健康長寿課、総合窓口課、子育て支援課、商工観光課、建築住宅課、下水道課)

 

 

 

 

・次期契約については、契約書に条項を追加し、再委託となる場合は、事前協議を行うことができるように受注者と協議します。(管財課)
・自動更新条項は削除します。(健康長寿課)
・契約内容の見直しを図ります。(総合窓口課)
・今後、契約期間の条項を規定します。(子育て支援課)
・自動更新条項は、契約の相手方の理解を得て削除いたします。(商工観光課)
・平成19年10月31日付監第79号により通知のありました定期監査の結果について、指摘事項は改善に努めます。(建築住宅課)
・第3条中但し書き(自動更新)については削除した。(下水道課)

キ 契約期間を平成18年度から3年間とする土地賃借契約の契約締結を、平成17年度中に行っているものがあった。(健康長寿課)

・年度内の処理を行います。

 

ク 契約書の契約印が団体印のみで、代表者印の押印がないものがあった。 (健康長寿課)

・改善します。

 

ケ 事務の効率化のため、単年度契約から長期継続契約に切り替えることを検討すべきものがあった。(商工観光課)

・次年度は長期継続契約を検討いたします。

 

コ 契約書の支払方法と実際の支払方法とが相違するものがあった。(子育て支援課)

・今後、規定に基づいた支払方法に是正します。

 

(2)補助金支出事務について

指摘事項

措置状況

ア 補助金の交付団体において、補助対象経費とは認められない支出、収支決算書の記載誤り、実績報告書と収支決算書との不整合などがあった。(子育て支援課、健康長寿課)

・今後、指摘事項について指導し、適正な事務処理に努めます。平成19年6月14日付で、平成19年度から適正に事業を計画し、実行するよう文書により指導しました。(子育て支援課)
・浜田市補助金等交付規則第12条に基づいて、報告書等の書類を適切に審査します。(健康長寿課)

イ 補助金の交付団体において、剰余金(翌年度繰越金)が生じ、精算を検討すべきものがあった。(下水道課)

・平成18年度からの繰越金が補助金の6割を超えているため、平成19年度の補助金申請は行わないこととした。また、今後収支残金が多額となった場合は戻入することも検討したい。

ウ 補助金交付要綱に定められた様式を使用されていないものがあった。(建築住宅課)

・平成19年10月31日付監第79号により通知のありました定期監査の結果について、指摘事項は改善に努めます。

 

エ 浜田市補助金等交付規則では、事業実施前に補助金交付申請を行うことが規定されているが、事業実施後に補助金交付申請を提出されたものがあった。また、事業実績報告の提出が遅いものがあった。(健康長寿課、商工観光課)

・浜田市補助金等交付規則に基づいて事務手続きします。(健康長寿課)
・以後、浜田市補助金等交付規則に則った事務処理をいたします。また、それに向け交付団体へ指導を行います。(商工観光課) 

オ 補助金として支出すべきものを誤って負担金として支出し、浜田市補助金等交付規則に沿った事務処理が行われていないものがあった。(商工観光課)

・平成18年度事業であり戻入処理の段階で誤りが発覚したため、遡及処理は困難ですが、以後注意いたします。また、今後このような誤りが発生した時は速やかに適切な事務処理を行います。

2 市長部局(支所)
(1)契約事務について

指摘事項

措置状況

ア 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないものがあった。(三隅支所地域情報課・水道課)

・平成20年度以降の契約においては、随意契約の適用条項を「地方自治法施行令第167条の2第1項第2号」とします。(地域情報課)
・随意契約の適用条項を「地方自治法施行令第167条の2第1項第2号及び第4号」としていましたが、第4号は不要で記載間違いでした。今後は注意を払い再発防止に努めます。(水道課) 

イ 随意契約とする理由が記載されていないものがあった。(弥栄支所建設課)

・新規に道路台帳を整備した当時、朝日航洋株式社に委託し作成した経緯もあり、原図及びデータを管理しているため、今回の随意契約を締結したもので、地方自治法施行令第167条の2第1項第2号の規定に該当するが、詳細な理由について記載していなかったため、今後は詳細な理由を記載します。 

ウ 随意契約とする理由が希薄であり、競争入札に付すべきものがあった。(弥栄支所産業課、三隅支所福祉課・建設課)

・地方自治法施行令第167条の2第1項第2号による随意契約の理由が認められないため、今後は競争入札で行います。(弥栄支所産業課)
・地方自治法施行令第167条の規定に基づき、平成20年度以降の契約においては、指名競争入札とします。(三隅支所福祉課・建設課) 

エ 随意契約ができる限度額を超えており、競争入札に付すべきものがあった。(三隅支所産業課)

・地方自治法施行令第167条の規定に基づき、平成21年度以降の契約においては指名競争入札とします。(2年に1度実施のため) 

オ 契約締結の報告がなされていないものがあった。(弥栄支所市民福祉課、三隅支所自治振興課)

・事後処理となりましたが、契約締結の報告・決裁を行いました。(弥栄支所市民福祉課)
・平成19年4月2日付で起案し、決裁終了後、報告済みです。(三隅支所自治振興課) 

カ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項の記載がないものがあった。(三隅支所建設課)

・入札不調による「入札執行要領第35条」及び「入札後随意契約の取扱手順について」に従い、随意契約の適用条項「地方自治法施行令第167条の2第1項第8号」により随意契約としたことを記載処理しました。 

キ 契約書に自動更新条項が規定されているものがあった。(三隅支所地域情報課)

・契約は、会計年度独立が原則(長期継続契約を除く)でありますので、平成20年度以降の契約においては、自動更新条項を削除して契約します。 

ク 契約書の契約印が団体印のみで、代表者印の押印がないものがあった。(三隅支所福祉課)

・契約書乙の印が会の印のみとなっておりましたので、代表者の個人印を押印していただき処理しました。今年度の変更契約以降については、「各児童クラブ運営委員会委員長印」を作製していただき契約します。 

3 教育委員会事務局
(1)契約事務について

指摘事項

措置状況

ア 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項、随意契約とする理由の記載がないものがあった。(人権同和教育室) 

・随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項及び理由の記載処理をした。

イ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないものがあった。(弥栄教育課) 

ウ 見積書に添付された仕様書の内訳に、積算の誤りがあるものがあった。 (弥栄教育課) 

・今後は、提出された関係書類を十分精査し、適正な契約締結に努めます。

エ 契約書の支払方法と実際の支払方法とが相違するものがあった。(弥栄教育課) 

・今後は、提出された関係書類を十分精査し、適正な契約締結に努めます。

オ 機械による警備委託契約で、使用機器、工事に係る費用を含めた警備委託一本で見積書を徴すべきものを、分離して見積書を徴し契約しているものがあった。(弥栄教育課) 

・今後、機械警備新設の場合は指摘されたとおり改めます。

カ スクールバス運転等業務委託契約で、スクールバスを運転する乗務員の運転免許証が定期的に確認されていなかった。(弥栄教育課) 

・受託業者の協力を得て実施します。
キ 事務の効率化のため、単年度契約から長期継続契約に切り替えることを検討すべきものがあった。(弥栄教育課、三隅教育課)

・次年度契約時に、残りリース契約期間の長期契約に変更します。(弥栄教育課)
・長期継続契約のメリットについては、三隅支所総務課管財係が複数業者に問い合わせしたところ、消防設備保守点検委託業務は法に基づく点検業務であり、複数年契約にしても単年度あたりの委託費が安価になることはない旨、回答を得ました。よって、長期継続契約にするスケールメリットは無いと判断し、単年度ごとの見積書を徴し、価格競争をさせたほうが良いと考え平成20年度の事務作業を進めています。
 事務効率化を推進することを考慮し、平成21年度から長期継続契約を実施します。(三隅教育課) 

(2)補助金支出事務について

指摘事項

措置状況

ア 補助金の交付団体において、剰余金(翌年度繰越金)が生じ、精算を検討すべきものがあった。(人権同和教育室) 

・決算において、差引残金が生じた場合、市に残金を返還する。

イ 補助金を受ける団体の事務局が補助金を交付する所管課となっている事例があり、今後事務局のあり方等を検討する必要があるものがあった。(人権同和教育室) 

・協議会の事務局が暫定的に人権同和教育室になっているので、将来的に団体へ移行できるよう今後の検討課題として取組んでいきたい。
4 共通
(1)文書の管理について

指摘事項

措置状況

    起案文書の決裁日、文書分類番号、保存年限、情報提供等の記入もれや軽微な誤りが数多く見受けられた。出張命令における専決者の誤り、旅費精算の遅延、出張命令簿と出張復命書の精算日の相違、出張命令簿の精算日及び金額の記入もれ、公用車使用の記入もれなどもいまだに多数見受けられ、特に本庁の各課においては、これまでの監査委員の指摘に対する改善の措置が講じられているとは言えない。適正な事務処理が行われるよう徹底されたい。

・出張に係る事務については、錯誤等の無いよう適正な事務処理に努める。(下水道課)
・今後、指摘事項について改善し、適正な事務処理に努めます。(子育て支援課)
・今後は適正な事務処理に努めます。(愛宕寮)
・起案文書の決済日等を含む文書処理について、行政監理課の指導を受け適正な事務処理を心がけます。(管財課)
・平成19年10月31日付監第79号により通知のありました定期監査の結果について、指摘事項は改善に努めます。(建築住宅課)
・文書管理については起案文書を完全な状態で保存するよう、適切な事務処理に努めます。(弥栄支所)
・今後は、浜田市職員服務規程に定められている出張復命書の様式を使用するよう徹底いたします。(総合窓口課)
・記載漏れに注意し、適正な記載をするよう努めます。(健康長寿課)
・すべて加筆修正いたしました。以後、注意いたします。(商工観光課) 

 

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