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平成20年度第4回定期監査報告書(平成21年3月24日公表)

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平成20年度 第4回定期監査の結果 

監査実施日
 
平成21年2月20日
監査対象
 
教育委員会教育総務課、学校教育課、生涯学習課、文化振興課
 金城分室、旭分室、弥栄分室、三隅分室 

1 総括

1 指摘事項
1)支払遅延について
 需用費等の請求書、申請書等の紛失及び事務手続きの遅れ等により、出納整理閉鎖期日間際になって支払いをしているものが多数あった。
 支払いが遅れた支出に関する書類を確認したところ、請求書を紛失したものは支払い請求を受けた日を確認することはできないが、(1)請求書の紛失及び事務手続きの遅れが原因となっていること、(2)納品及び業務の完了等から半年以上経過して支出されているものがあることから、出納整理閉鎖期日間際の支払いは政府契約の支払遅延防止等に関する法律に規定されている30日(工事代金を除く)を超えて支払われたものと思われ、支払遅延に該当するものがあったと考えられる。
なお、一部の請求書は不備があり、業者に再提出を求めたままになっていたものがあるとのことから、支払遅延には該当しない場合もあったと考えられる。
 いずれの場合も、納品及び検査等の後は、支払い予定の件数や金額を把握して適正な予算管理を行い、速やかに支払い請求を受け、会計年度末日までに支払いが完了するよう努める必要がある。結果として、一部を翌年度に過年度分として支出し支払遅延を引き起こしたことは、当然行うべき注意義務を欠き、職務を怠ったためと言える。
さらに、過年度分の未払いが発覚した時に、速やかに関係部署と協議して支払うなど、迅速な対応を取る必要があったが、それが為されていなかった。
 支払いの遅延は相手方に経済的な負担を与えることになり、また支払時期によっては遅延利息という予期しない支出も発生し、市に対する信用と信頼を失わせる行為である。
 特に、契約書に遅延利息の支払いについて規定してある場合は、契約書の協議規定により、相手方の了解を確認する必要がある。
これらの事態が起こった原因には、内部のチェック体制が十分に機能していなかったこと、法令遵守と危機管理に対する認識の甘さが挙げられる。
 需用費等においては請求書の受け渡し、全国規模大会出場者激励金については申請の受付など、事務処理体制に問題があった点を見直すとともに、会計事務処理の適正化を図り、法令遵守と契約の公正化に努められたい。

2)契約について
  ア 入札執行後、落札価格と契約金額が異なっているものがあった。契約事務については、チェック体制を見直し、課もしくは係の専門化を含めた適正化に努められたい。
 
  イ 契約書に収入印紙を貼り付けていないものが多数あった。印紙税法を確認し、必要税額の収入印紙を貼り付け、消印をされたい。
 
  ウ 長期継続契約ができる契約を、単年度契約としているものがあった。事務の効率化のため、長期継続契約への切り替えを検討されたい。
    なお、単年度契約では随意契約が可能な契約金額であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で判断することに注意されたい。
 
  エ 業務委託契約等を締結するため、予定価格の参考として業者から見積書を徴取する場合は、できるだけ複数の業者から徴取し、特定の1業者のみの見積額が予定価格の参考とならないよう努められたい。
 
  オ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないものがあった。
 
  カ コピー機等リース物件について、学校及び分室ごとに契約を締結しているものがあった。
    浜田市全体で共通してリースできる物件については、本庁での一括契約とし、経費削減と事務の効率化に努められたい。
 
  キ 契約書に記載してある契約者が「浜田市」、また甲欄が「浜田市殿町1番地 浜田市 浜田市長 宇津徹男」とされていないものがあった。管財課が情報提供している標準契約書を参考にされたい。
 
3)スクールバスの運行管理規程等について
   スクールバスの運行管理ついて、運行管理規程等が整備されていない。適正な運行を実施するためにも、至急統一した運行管理規程等を定められたい。
 
4)補助金の交付事務について
   補助金の交付事務について、事業報告がないもの、決算内容が不明瞭なもの等が多数あり、内容の確認が十分にされていない。平成20年度の実績報告から領収書等による確認をされたい。
 
5)文書事務について
   起案文書の決裁日や情報提供欄が未記入のものなど起案文書に不備のあるものがあった。
   また、申請書や報告書など浜田市が受領した文書の受付について、事務手続きが統一されていない。
   浜田市事務処理規則及び行政監理課が作成しているマニュアルにより、適正な事務処理に努められたい。 

2 個別意見

1 教育総務課
1)指摘事項
   ア 岡見小・井野小学校印刷機リース料
     賃貸借契約書第2条に契約の自動更新が規定してある。会計年度の独立の原則に違反するので、今後は契約を改められたい。
 
   イ 三隅中学校裁断機リース料
     賃貸借契約書第2条に契約の自動更新が規定してある。会計年度の独立の原則に違反するので、今後は契約を改められたい。
 
   ウ 浜田市立学校等浄化槽保守管理業務委託(浜田東中校区)
    (ア)入札打ち切りから随意契約に至るまでの経過が明確にされていない。
 
    (イ)随意契約を締結する時に徴取した見積書に、事業者の印がない。 
2 学校教育課
1)指摘事項
   ア 浜田市学校保健会補助金
     詳細な事業報告が提出されていないため、実績報告書の内容が十分に確認されていない。
 
   イ 浜田市学校歯科医会補助金
     詳細な事業報告が提出されていないため、実績報告書の内容が十分に確認されていない。
 
   ウ 浜田市医師会学校医部会補助金
     詳細な事業報告が提出されていないため、実績報告書の内容が十分に確認されていない。
 
   エ 浜田市中学校長会運営事業補助金
     事業報告が提出されていないため、実績報告書の内容が十分に確認されていない。 
3 生涯学習課
1)指摘事項
   ア 電気掲示計測装置保守点検
     契約締結後は契約締結の報告を行い、契約書の適正な保管に努められたい。
   イ 少年用サッカーゴール購入
    (ア)検査日から半年以上経過して支払いをしている。
履行確認後は、速やかに支払い請求を受け、政府契約の支払遅延防止等に関する法律(以下、「遅延防止法」)に規定されている30日以内の支払いに努められたい。
 
    (イ)契約書第8条(履行延滞)の遅延利息の利率が、当該年度の遅延防止法の準用による利率よりも高く契約を締結している。
 
   ウ 浜田市長旗争奪野球大会優勝旗準優勝カップ購入
    (ア)検査日から半年以上経過して支払いをしている。
履行確認後は、速やかに支払い請求を受け、遅延防止法に規定されている30日以内の支払いに努められたい。
 
    (イ)契約書第8条(履行延滞)の遅延利息の利率が、当該年度の遅延防止法の準用による利率よりも高く契約を締結している。
 
   エ 浜田市野球場ナイター照明修繕
     請求日から半年以上経過して支払いをしている。
請求書受領後は、遅延防止法に規定されている30日以内の支払いに努められたい。
 
   オ 浜田市スポーツ少年団補助金
    (ア)補助金等交付申請書、請求書及び実績報告書に、日付が印字してある。申請者が記入するべき項目を事前に印字して用紙を交付するのは不適切であり、これは実態にそぐわない事務手続の要因となるので改められたい。
 
    (イ)繰越金が20万円以上、100万円以上の団体があった。スポーツ少年団として一律に補助金を交付するのではなく、申請内容をよく検討し、真に必要とされる事業及び団体に補助金を交付するよう努められたい。
 
    (ウ)年度当初の交付決定額が40,000円にもかかわらず、団体から提出された決算書収入内訳に記載してある浜田市からの補助金が13,500円となっており、確定通知及び支出額が40,000円となっているものがあった。決算書の内容をよく確認し、余剰金については返納を求められたい。
 
    (エ)予算書及び決算書の備考欄が空欄のもの、事業計画書及び事業報告書がないもの、決算確定前の収支内訳書を実績報告として受理しているものなど、申請書類等の確認をしないまま交付決定および補助金額を確定しているものがあり、事務手続きが不適切である。決算については、領収書等により確認をされたい。
 
   カ 全国規模大会出場者激励金
     平成19年度内に受理した申請の一部が、申請書等の紛失及び事務手続きの遅れが原因で、当該年度内に支出されず、過年度分として平成20年度予算で支出されていた。
 
   キ スポーツ振興審議会委員報酬
     日額報酬は会議の都度支給するべきものであり、年度末に4回分をまとめて支出するのは不適切である。
 
   ク スポーツ振興審議会委員費用弁償
 平成19年度に開催された審議会への出席による、浜田市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例に規定してある費用弁償が、当該年度内に支出されていなかった。
 
   ケ 浜田市陸上競技場サッカーゴール廃棄物処理手数料
    (ア)浜田市契約規則第23条(見積書の徴取)により、2人以上の者から見積書を徴しなければならないが、見積書を徴することなく口頭で1者に発注している。関係法令を遵守した事務執行に努められたい。
 
    (イ)請求日から30日以上経過して支払いをしている。
請求書受領後は、遅延防止法に規定されている30日以内の支払いに努められたい。
 
    (ウ)サッカーゴールを買い換えてから、半年以上経過して廃棄処分をしている。不要となった再利用可能な資源は、財源確保のために売却も含めた検討を行い、適時処分に努められたい。 
4 文化振興課
1)指摘事項
   ア 御便殿消防設備保守点検業務委託
     業務委託料の支払について、契約書の規定では事業完了前に委託料を支払わなければならない可能性がある。契約期間について検討されたい。 
5 金城分室
1)指摘事項
   ア 金城スクールバス運行管理業務委託(美又方面)
     落札価格と契約金額が異なっていた。
 
   イ 金城スクールバス運行管理業務委託(久佐方面)
     落札価格と契約金額が異なっていた。
 
   ウ 金城スクールバス運行管理業務委託(小国方面)
     落札価格と契約金額が異なっていた。
 
   エ 浄化槽保守管理業務委託
予算要求時に徴取した見積書に基づき、予定価格を設定して入札を執行しているが、不落となり見積書を徴取した業者と随意契約を締結している。
随意契約に至るまでの事務手続きは適正に行われているが、予定価格の参考とした見積り額と入札額には大きな開きがあり、その差額については十分な検討がされていない。
 
   オ 金城中学校昇降所屋根整備工事設計監理業務委託
     特命随意契約を締結する意向があるにもかかわらず、他の2社からも見積書を徴取している。他の者から見積書を徴取することができると言うことは、特命随意契約とする理由がなくなる。
 
   カ 金城中学校ランチルーム空調設備移設工事
指名業者3者が同系列の会社となっており、指名業者選定に問題がある。 
6 旭分室
1)指摘事項
   ア 旭公園市民体育館清掃業務委託
地方自治法施行令第167条の2第1項第7号を根拠に随意契約を締結しているが、何をもって安価とするのか、その根拠が明らかにされていない。
 
   イ 木田小学校体育館屋根整備工事設計監理業務委託
    (ア)予定価格調書の消費税抜きの金額は、請負対象額、予定価格とも同じであるが、消費税込みの金額が違う。
 
    (イ)特命随意契約を締結する意向があるにもかかわらず、他の2社からも見積書を徴取している。他の者から見積書を徴取することができると言うことは、特命随意契約とする理由がなくなる。
 
   ウ スクールバス運行管理業務委託
準備契約方式により契約の相手方を選定し、年度当初の契約前に予算を流用して契約を締結しているが、予算の範囲を超えて契約を締結することはできない。
燃料費の高騰などが原因となっているが、価格が流動的な事項が原因であれば、今後の動向に注視し年度内の変更契約の含めた検討をするべきである。
 
   エ あさひ文化講演会講師委託
     業者選定理由や講演会開催までの経緯が明確にされていない。
 
   オ 旭分室コピー機リース契約
    (ア)平成18年度に5年間の約束でリース契約を締結しているが、毎年単年度の随意契約を締結している。あらかじめ5年間の約束で契約を締結しているのであれば、長期継続契約とするべきである。
 
    (イ)地方自治法施行令第167条の2第1項第1号の範囲内で、毎年単年度の随意契約を締結しているが、5年間の長期継続契約とした場合、契約金額から入札を執行しなければならない契約である。 
7 三隅分室
1)指摘事項
   ア スクールバス運行委託
    (ア)自家用自動車管理委託契約書第3条に契約の自動更新が規定してある。会計年度の独立を原則に違反するので、今後は契約を改められたい。
 
    (イ)随意契約締結の理由として、「遵守事項を指示すること自体が困難」であり「有利な価格での委託が可能」とされているが、その根拠が明らかにされていない。
 
   イ 海老谷桜緊急復旧工事
      設計、監理、工事打合せ等、一連の工事に関する業務を三隅分室主体で行っているが、専門知識を有する業務については、建設部へ依頼し、業務の効率化と適正化に努められたい。

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