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平成20年度第3回定期監査措置回答(金城支所 平成21年5月22日公表)

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定期監査(金城支所監査)の結果に関する報告(平成21年3月6日付け浜田市監査委員告示第2号)に基づいて浜田市長が講じた措置の公表 

第1 総括 

 (1)契約について  

指摘事項

措置状況

ア 同じ内容の業務委託等であっても、入札を執行している支所と、これまでと同じ契約相手方と随意契約を締結している支所がある。
  合併後は入札参加資格者が増えていることから、契約内容等を見直し、入札執行が可能な契約については、積極的に入札を執行されたい。

 入札可能な契約については入札を行うこととします。

 

 

 

イ 長期継続契約ができる契約であっても、単年度契約としているものがあった。単年度契約では随意契約が可能な契約金額であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で判断することから、随意契約ができないものがある。
 今後は、長期継続契約へ切り替えることにより、入札の執行による経費削減及び事務の効率化に努められたい。

 長期継続契約ができる契約については、経費削減及び事務の効率化を図るため、積極的にこの制度を利用します。また、入札となるものについては、入札を行うものとします。

 

 

ウ 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号により随意契約ができる工事請負は130万円の範囲内となっているが、この範囲内で随意契約を締結した後、変更により随意契約ができる金額を超えて契約を締結しているものがある。
  契約の基本は競争入札であることから、契約当初の設計額及び変更契約の可能性を考慮し、130万円を超える可能性がある契約については、入札を執行されたい。
  また、工事請負に関わらず、随意契約ができる範囲内での変更契約であっても、契約金額が大幅に増えるような変更契約を締結することがないよう、当初の設計等は慎重にされたい。

 130万円を超える可能性がある契約については、入札を行うこととする。また、契約金額が大幅に増えるような変更契約を締結することがないよう、当初の設計等は慎重に行うものとします。

 

 

 

 

エ コピー機、公用車等のリース物件について、本庁及び支所ごとに契約を締結しているものがある。
  浜田市全体で共通してリースできる物件については、本庁での一括契約とし、経費削減及び事務の効率化に努められたい。

 本庁と連携し、一括契約の取扱いとなるよう検討していきます。

 

 

オ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないものがあった。  随意契約の適用条項について、適正な適用となるよう対処します。
カ 庁舎の維持管理(清掃・環境衛生に関すること)について、業務委託内容が異なることから、複数の業者と庁舎の維持管理契約を締結している。事務の効率化を図るためにも、類似の業務については一括契約とするよう努められたい。

 業務内容を精査し、一括契約可能なものは検討します。

 

 

キ 契約書に記載してある契約者が「浜田市」、また甲欄が「浜田市殿町1番地 浜田市 浜田市長 宇津徹男」とされていないものがあった。管財課が情報提供している標準契約書を参考にされたい。

 標準契約書を参考にし、適切な事務処理を行うこととします。

 

   (2)文書事務について
 

意見

回答

ア 起案文書の決裁日や情報提供欄の未記入のものなど起案文書に不備のあるものがあった。
また、申請書や報告書など浜田市が受領した文書への収受印の押印や、記号番号と文書番号を記入する文書処理をしているものと、そうでないものがあり、事務手続きが統一されていない。
 浜田市事務処理規則及び行政監理課が作成しているマニュアルにより、適正な事務処理に努められたい。

 浜田市事務処理規則に基づき、適正な事務処理に努めます。

イ 契約日が4月1日であっても、契約報告の起案をするときは起案日を4月1日とする必要はなく、実際に契約報告の起案をした日とされたい。  契約報告の起案日について、実際の日で処理していきます。

 

第2 個別意見 

総務課 
意見
回答
金城支所トイレ洗浄芳香器具のレンタルサービス契約 
 ア 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号を根拠に随意契約を締結しているが、第1号適用で随意契約できる物件の借入れの上限金額40万円を超えている。
 また、業務内容には「保守」が含まれている。契約内容をよく確認し、適正な契約事務に努められたい。
 イ 契約書の契約者が「金城町」となっている箇所があった。 
  ア レンタルサービス契約とあるが、内容は器具の保守・維持管理を含むため、第1号適用で随意契約できる物件の借入れではなく、第6号適用の随意契約と解しています。 
 
 
 イ 標準契約書を参考にし、適切な事務処理を行うこととします。

 

建設課 

意見

回答

ア 浜田市金城町道路台帳補正業務委託
 地方自治法施行令第167条の2第1項第2号を根拠に随意契約を締結しているが、その理由が明確に記載されていない。

 明確な契約理由を記載するように努めます。

イ 市道開拓線舗装修繕工事

 地方自治法施行令第167条の2第1項第6号を根拠に随意契約を締結しているが、契約金額から判断して第1号が適切である。

(地方自治法施行令第167条の2第1項第1号で「規則で定める金額を超えないもの」と規定された趣旨は、契約事務を簡略化するため、契約金額の小額のものは競争入札に付さずに随意契約によることができるとされたものであり、第1号と第2号以下と両方に該当する場合であれば、適用条項は第1号と考えてよいと解釈されている。)

 
 
 指摘のとおり改善します。
ウ 市道皆合線他側溝維持工事
(ア) 地方自治法施行令第167条の2第1項第6号を根拠に随意契約を締結しているが、契約金額から判断して第1号が適切である。
(イ) 工事請負契約を締結しているが、契約内容から判断して業務委託契約が適切である。
 
 (ア) 指摘のとおり改善します。
 

 (イ) 今後適正に区分の決定をするよう努めます。

エ 金城スマートIC利用促進事業
 補助金等確定通知書に記載してある「3 補助事業等の対象経費の精算額」が、実際に支出した合計額(決算額)と違う。
 収入合計額(補助金と利息のみ)から利息を差し引いた金額を精算額としているが、事業のために支出した経費(合計額)を記載しなければならない。

 内容を精査し改善します。

 
産業課

意見

回答

ア 美又温泉国民保養センターボイラー交換工事 
 当該施設のオープンまで日数がないことから、これまでの保守点検業者と地方自治法施行令第167条の2第1項第6号を根拠に交換工事の随意契約を締結している。
 今後は施設及び設備の改修計画を策定し、特に耐用年数が経過した設備の改修工事の施工等については、突発的な随意契約とならないよう、計画的に入札を執行されたい。

 施設、設備等の現状把握に努め、計画的な改修計画を検討します。

イ 平成19年度 新開団地巡視等管理委託
(ア) 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号により随意契約をすることができる範囲内の業務委託であるが、1社で入札を執行したり、見積りの依頼を起案したり、契約までの手続きが不適切である。
(イ)  業務委託契約書について、業務内容の明記がされていない。相手方へ仕様書を提示するなど、委託内容は明らかにしなければならない。
 (ア)(イ)  既に事業廃止していることから、今後、同様の業務の執行にあたっては、浜田市事務処理規則に基づき、適正な事務処理に努めます。
 
 
 
 
ウ さざんか祭り実行委員会補助金
 実行委員会の監査を、事務局職員(浜田市職員)が実施している。浜田市からの補助金交付事務手続きを行い、かつ実行委員会の事務局を担当している職員が監査員をするのは、監査としての意味を成さないことから不適切である。

 さざんか祭りは、実質的には市、JA、商工会、森林組合の共同負担金で運営されており、補助金交付扱いとしている予算措置を見直すとともに、適切な監査体制を検討します。

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