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平成20年度第3回定期監査措置回答(旭支所 平成21年6月5日公表)

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定期監査(旭支所監査)の結果に関する報告(平成21年3月6日付け浜田市監査委員告示第2号)に基づいて浜田市長が講じた措置の公表 

第1 総括 

 (1)契約について  

指摘事項

措置状況

ア 同じ内容の業務委託等であっても、入札を執行している支所と、これまでと同じ契約相手方と随意契約を締結している支所がある。
  合併後は入札参加資格者が増えていることから、契約内容等を見直し、入札執行が可能な契約については、積極的に入札を執行されたい。

 入札可能な契約については入札を行うこととします。

 

 

 

イ 長期継続契約ができる契約であっても、単年度契約としているものがあった。単年度契約では随意契約が可能な契約金額であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で判断することから、随意契約ができないものがある。
 今後は、長期継続契約へ切り替えることにより、入札の執行による経費削減及び事務の効率化に努められたい。

 長期継続契約ができる契約については、経費削減及び事務の効率化を図るため、積極的にこの制度を利用します。また、入札となるものについては、入札を行うものとします。

 

 

ウ 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号により随意契約ができる工事請負は130万円の範囲内となっているが、この範囲内で随意契約を締結した後、変更により随意契約ができる金額を超えて契約を締結しているものがある。
  契約の基本は競争入札であることから、契約当初の設計額及び変更契約の可能性を考慮し、130万円を超える可能性がある契約については、入札を執行されたい。
  また、工事請負に関わらず、随意契約ができる範囲内での変更契約であっても、契約金額が大幅に増えるような変更契約を締結することがないよう、当初の設計等は慎重にされたい。

 130万円を超える可能性がある契約については、入札を行うこととする。また、契約金額が大幅に増えるような変更契約を締結することがないよう、当初の設計等は慎重に行うものとします。

 

 

 

 

エ コピー機、公用車等のリース物件について、本庁及び支所ごとに契約を締結しているものがある。
  浜田市全体で共通してリースできる物件については、本庁での一括契約とし、経費削減及び事務の効率化に努められたい。

 本庁と連携し、一括契約の取扱いとなるよう検討していきます。

 

 

オ 随意契約の根拠となる地方自治法施行令の適用条項が適当でないものがあった。  随意契約の適用条項について、適正な適用となるよう対処します。
カ 庁舎の維持管理(清掃・環境衛生に関すること)について、業務委託内容が異なることから、複数の業者と庁舎の維持管理契約を締結している。事務の効率化を図るためにも、類似の業務については一括契約とするよう努められたい。

 業務内容を精査し、一括契約可能なものは検討します。

 

 

キ 契約書に記載してある契約者が「浜田市」、また甲欄が「浜田市殿町1番地 浜田市 浜田市長 宇津徹男」とされていないものがあった。管財課が情報提供している標準契約書を参考にされたい。

 標準契約書を参考にし、適切な事務処理を行うこととします。

 

  (2)文書事務について
 

意見

回答

ア 起案文書の決裁日や情報提供欄の未記入のものなど起案文書に不備のあるものがあった。
また、申請書や報告書など浜田市が受領した文書への収受印の押印や、記号番号と文書番号を記入する文書処理をしているものと、そうでないものがあり、事務手続きが統一されていない。
 浜田市事務処理規則及び行政監理課が作成しているマニュアルにより、適正な事務処理に努められたい。

 浜田市事務処理規則に基づき、適正な事務処理に努めます。

イ 契約日が4月1日であっても、契約報告の起案をするときは起案日を4月1日とする必要はなく、実際に契約報告の起案をした日とされたい。  契約報告の起案日について、実際の日で処理していきます。

第2 個別意見 

総務課 

意見

回答

防災無線放送設備等保守点検業務委託
 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号を根拠に随意契約を締結しているが、第1号適用で随意契約できる業務委託契約の上限金額50万円を超えている。
 浜田市契約規則第18条では「原則として4人以上」としているが、参加資格者が2人以上ある場合は、参加できる資格者で競争入札を執行されたい。

 今後は、適正な契約手続きに努めます。

 

 自治振興課 

意見

回答

都川高齢者活動促進センター農業集落排水接続工事
 予定価格調書を作成した場合は、浜田市入札執行要領第5条により、確実な方法で保管しなければならない。

 今後は、適正な事務処理に努めます。

 

産業課

意見

回答

中山間地域等直接支払制度に係る軽自動車賃貸借契約 
 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号を根拠に随意契約を締結しているが、第1号適用で随意契約できる物件の借入れの上限金額40万円を超えている

 今後は、適正な契約手続きに努めます。

 

建設課 

意見

回答

浜田市旭公園運動施設管理委託
 平成18年度に締結した契約書第2条に自動更新が規定されており、これに基づき平成19年度及び20年度も契約を継続して委託料を支出しているが、地方自治法第208条に規定してある会計年度及びその独立の原則に違反している。

 平成21年度からの契約については、自動更新条項を削除しました。

 

 

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