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平成21年度第2回定期監査報告書(平成21年11月27日公表)

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平成21年度 第2回定期監査の結果 

1 監査の対象
  総務部 情報管理課
  企画財政部 企画課、税務課、徴収課
  会計課
2 監査の範囲 平成20年度、21年度に属する支出、契約等財務に関する事務等
3 監査の期間 平成21年8月10日から平成21年9月28日まで
4 監査の方法 監査に当たっては、財務事務が適正に執行されているかどうか、並びに市の事務が合規的、経済的、効率的及び有効的に執行されているかどうかを主眼として実施することとし、抽出により関係書類を検査照合するとともに、関係職員から説明を聴取した。
5 監査の結果 次に述べる事項を除いておおむね適正に処理されていた。 

1 総括

1 指摘事項
1)契約について
  ア 長期継続契約ができる契約を、単年度契約としているものがあった。事務の効率化のため、長期継続契約への切り替えを検討されたい。
    なお、単年度契約では随意契約が可能な契約金額であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で随意契約の可否を判断することに注意されたい。
 
  イ 2者から見積書を徴して契約の相手方を決定しているものがあった。
浜田市契約規則第23条では、2者以上のものから見積書を徴するものとされているが、多くの事業者が請け負うことができる内容であれば、できるだけ多くの事業者から見積書を徴して契約の相手方を決定されたい。
なお、2者からの見積書で契約の相手方を決定した場合は、その事業者の選定理由を明確にしておかなければならない。
 
  ウ 随意契約を締結するための浜田市契約規則第22条による予定価格調書、同第23条による見積依頼、及び見積調書が作成されていないものがあった。適正に契約規則に沿った事務手続をされたい。
 
2)旅費等について
  ア 出張命令、復命のない出張があった。出張旅費の精算が遅すぎるものがあった。服務規程、旅費に関する条例等を遵守されたい。
  イ 旅費定額表による経路での出張ができないものについては、浜田市職員等の旅費に関する条例第7条の但し書きの規定によって処理されたい。 

2 個別意見

総務部 情報管理課
1)指摘事項
  ア 長期継続契約ができる契約を、単年度契約としているものがあった。事務の効率化のため、長期継続契約への切り替えを検討されたい。
    なお、単年度契約では随意契約が可能な契約金額であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で随意契約の可否を判断することに注意されたい。
 
  イ 2者から見積書を徴して契約の相手方を決定しているものがあった。
    浜田市契約規則第23条では、2者以上のものから見積書を徴するものとされているが、多くの事業者が請け負うことができる内容であれば、できるだけ多くの事業者から見積書を徴して契約の相手方を決定されたい。
    なお、2者からの見積書で契約の相手方を決定した場合は、その事業者の選定理由を明確にしておかなければならない。
 
  ウ 浜田市契約規則第22条による予定価格調書、同第23条による見積依頼、及び見積調書が作成されていないものがあった。
 
  エ 起案文書の決裁日や情報提供欄等の記入漏れなどが散見された。規則・規程に基づく事務処理がなされるよう課内のチェック体制を整備されたい。
 
  オ 情報処理機器リサイクル処理委託料
    単価契約にも関わらず、予定価格が単価で設定されていなかった。 
企画財政部 企画課
1)指摘事項
  ア 長期継続契約ができる契約を、単年度契約としているものがあった。事務の効率化のため、長期継続契約への切り替えを検討されたい。
    なお、単年度契約では随意契約が可能な契約金額であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で随意契約の可否を判断することに注意されたい。
  
  イ 2者から見積書を徴して契約の相手方を決定しているものがあった。
    浜田市契約規則第23条では、2者以上のものから見積書を徴するものとされているが、多くの事業者が請け負うことができる内容であれば、できるだけ多くの事業者から見積書を徴して契約の相手方を決定されたい。
    なお、2者からの見積書で契約の相手方を決定した場合は、その事業者の選定理由を明確にしておかなければならない。
 
  ウ 浜田市契約規則第22条による予定価格調書、同第23条による見積依頼、及び見積調書が作成されていないものがあった。
 
  エ 起案文書の決裁日や情報提供欄等の記入漏れなどが散見された。規則・規程に基づく事務処理がなされるよう課内のチェック体制を整備されたい。
 
  オ 出張命令のない出張、合併後の出張復命書の様式を使用してないものがあった。 
企画財政部 税務課
1)指摘事項
  ア 長期継続契約ができる契約を、単年度契約としているものがあった。事務の効率化のため、長期継続契約への切り替えを検討されたい。
    なお、単年度契約では随意契約が可能な契約金額であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で随意契約の可否を判断することに注意されたい。
 
  イ 2者から見積書を徴して契約の相手方を決定しているものがあった。
    浜田市契約規則第23条では、2者以上のものから見積書を徴するものとされているが、多くの事業者が請け負うことができる内容であれば、できるだけ多くの事業者から見積書を徴して契約の相手方を決定されたい。
    なお、2者からの見積書で契約の相手方を決定した場合は、その事業者の選定理由を明確にしておかなければならない。
 
  ウ 浜田市契約規則第22条による予定価格調書、同第23条による見積依頼、及び見積調書が作成されていないものがあった。
 
  エ 起案文書の決裁日や情報提供欄等の記入漏れなどが散見された。規則・規程に基づく事務処理がなされるよう課内のチェック体制を整備されたい。
 
  オ 出張命令、復命のない出張があった。出張旅費の精算が遅すぎるものがあった。
  
  カ 固定資産税(土地)の評価基盤整備に関する業務委託
    契約書に定める履行期間までに事業が完了していなかった。
 
  キ 公的年金等支払報告書データパンチ業務委託
    見積書に会社印がない。
    また、見積依頼に記載した開封日時以降に、見積書が提出されている。見積金額と契約金額も相違している。
 
  ク 申告受付支援システムソフトウェア保守委託
    契約期間は平成19年4月1日からとしているが、見積書の日付が平成19年4月7日となっている。
    また、契約書に契約日が記載されていない。開始予定日は記載してあるが、開始日としての記載はなく、契約期間が明確にされていない。
 
  ケ 固定資産税納税通知書等ブッキング作業委託
    単価契約ではあるが、予定価格総額は100万円を超えている。令第167条の2第1項第1号の役務の提供は、上限が50万円であり、本来は入札とすべきものである。
 
  コ 平成20年度市民税・県民税の特別徴収のしおり印刷
    見積徴収後、決定した業者との間で仕様を変更し、見積価格を低下させている。
 
  サ 固定資産税納税通知書等印刷
    事務処理の理由で、随意契約5号を適用することは適当ではない。
 
  シ 軽自動車税申告取りまとめ事務
    随意契約2号とする理由が記載されていない。
    また、取扱手数料単価の根拠を示したものがない。 
企画財政部 徴収課
1)指摘事項
    指摘事項はなかった 
会計課
1)指摘事項
    指摘事項はなかった
 

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