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平成21年度定期監査年間報告書(平成22年3月19日公表)

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平成21年度 定期監査年間報告書 

1 監査の内容

   地方自治法第199条第1項、第2項及び第4項の規定に基づき、契約、補助金、交付金及び負担金を重点テーマとし、法令等に則して適正に行われているか、経済性、効率性、有効性は確保されているかなどの観点から監査を実施した。 

2 監査の期間

   平成21年4月17日から平成22年3月17日まで 

3 監査の対象及び実施年月日

部署名
監査対象課
実施年月日
 総務部
 情報管理課
平成21年9月28日
 企画財政部 
 財政課
平成21年5月26日
 企画課、税務課、徴収課
平成21年9月28日
 市民福祉部
 地域医療対策課、浜田市国民健康保険波佐診療所、小国出張所、
 浜田市国民健康保険あさひ診療所、浜田市国民健康保険弥栄診療所、
 浜田市国民健康保険大麻診療所、浜田市休日応急診療所
平成22年2月5日
平成22年2月19日
平成22年2月24日
 くらしと環境課、廃棄物リサイクル課
平成21年5月27日
 弥栄支所
 総務課、市民福祉課、産業課、建設課
平成22年2月19日
 三隅支所
 総務課、自治振興課、地域情報課、市民課、福祉課、産業課、建設課、
 下水道課
平成22年2月24日
 議会事務局
平成21年5月26日
 会計課
平成21年9月28日
 選挙管理委員会事務局
平成21年5月26日
 

4 監査の範囲

 平成20年度及び平成21年度に執行された財務に関する事務から抽出したものを対象とした。 

5 監査の方法

 監査委員は、関係課長等の出席を求め、事前に提出された調書及び関係資料をもとに説明を受け、質疑応答による監査を実施した。
 監査委員事務局は、監査委員の命を受け、監査実施計画及び実施要領に基づき、各課等から必要な関係資料等の提出を求め、調査及び聴取を行い監査委員に報告した。 

6 監査の着眼点

各事務事業について、以下の観点を主眼として実施した。
 1 予算執行が計画的かつ効果的に行われているか。
 2 事務事業の執行及び管理運営が計画的かつ合理的に行われているか。
 3 事務の執行は経済性、効率性、有効性が考慮されかつ合規的に行われているか。
 4 事務処理で法令等に違反するものはないか。
 5 各種の帳簿、証拠書類の記載内容等の整合性はあるか。 

7 監査結果

 対象とした事務は、おおむね適正に処理されていたが、次に述べる事項については、是正、改善の必要があると認められた。
 なお、軽易な事項については、関係職員に注意したので記述を省略した。 
1 指摘事項
1)契約について
  ア 入札執行後および随意契約においては見積徴収後、仕様書等の一部を変更して変更契約を締結しているものがあった。
    入札執行および複数者からの見積徴収後、安易に仕様書等を変更することは、当初の積算に疑念が持たれるほか、契約行為そのものが疑問視される場合がある。
仕様書等の作成については、内容を十分に確認し、契約後の仕様書等の変更がないようにされたい。
 
  イ 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号に定める随意契約ができる範囲を超えて随意契約を締結しているものがあった。
    随意契約ができる範囲を超えるものについては、競争入札を選択すべきであり、「随意契約は契約の例外」という認識を持たなければならない。
 
  ウ 地方自治法施行令第167条の2第1項第1号に定める範囲内で契約を締結した後、上限金額を超えて変更契約を締結しているものがあった。
    少額随意契約できる範囲の契約であっても、契約金額が大幅に増える変更契約を締結することがないよう、当初の設計等は慎重にされたい。
 
  エ 随意契約において契約金額の根拠となる見積書を徴しないで契約締結をしているものがあった。
 
  オ 随意契約を締結するための浜田市契約規則第22条による予定価格調書、同第23条による見積依頼、及び見積調書が作成されていないものがあった。
    また、予定価格の設定について、浜田市契約規則第7条による消費税を含まない価格と消費税を含んだ価格の総額を定めていないもの、決裁権者以外の者が価格を書き込んでいるものがあった。
    契約に関する事務手続きについては、契約規則に沿って適正にされたい。
 
  カ 契約可能な相手方が1者であるという理由で、地方自治法施行令第167条の2第1項第2号により随意契約を締結しているにもかかわらず、2者以上から見積書を徴しているものがあった。
    1者からしか見積書を徴することができないような場合は、地方自治法施行令第167条の2第1項第2号並びに浜田市契約規則第23条第1項第1号により、契約の相手方を特定する根拠及び1者から見積書を徴する理由を明らかにしておかなければならない。
 
  キ 随意契約の相手方は浜田市建設工事等競争入札参加者選定要領第29条により選定しなければならないが、一般建築工事において、それに該当しない相手方を選定している随意契約があった。
    また、随意契約を締結しようとするとき、見積書を徴する業者を選定した理由及び経緯等が明らかにされていないものがあった。
    今後は浜田市随意契約ガイドラインによる随意契約事務に取り組まれたい。
 
  ク 浜田市工事検査規則第4条による検査員に任命されていない担当課長が竣工検査を実施している工事があった。
    竣工検査については、入札および随意契約にかかわらず、市長が任命した検査員が行わなければならない。
 
  ケ 地方自治法施行令第167条の2第1項第5号により契約を締結している随意契約について、事務処理の不備を理由にした契約、時間的余裕があり緊急性に乏しい契約等があった。
    第5号を適用する場合は、災害に起因する事故等や秩序維持に関することなど、適用される条件が限定されている。
    今後は浜田市随意契約ガイドラインによる随意契約事務に取り組まれたい。
 
  コ 入札打ち切り後に移行した随意契約について、見積調書に記載してある入札打ち切り後の見積書開封日時に、整合性がないものがあった。
    入札打ち切りとなった場合は、最低入札金額と予定価格(設計額)の差についてその是非と、入札参加者の選定及び仕様書の解釈についての妥当性について十分に検討しなければならない。
随意契約へ移行するときは慎重な手続きと見積調書の作成に努められたい。
 
  サ 長期継続契約ができる契約を、単年度契約としているものがあった。
    単年度契約であれば、地方自治法施行令第167条の2第1項第1号に定める範囲内で随意契約を締結することが可能であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で判断することから、入札を執行しなければならないものがある。
    今後は、特別な理由がない場合は長期継続契約へ切り替えることにより、入札の執行による経費削減及び事務の効率化に努められたい。
 
2)財産の管理について
  行政財産として管理している施設について、設置条例が制定されていない施設があった。また、個別危機管理マニュアルが整備されていない施設があった。
  普通財産および行政財産に関わらず、市の財産は適正に管理されなければならない。行政運営への支障および市民の生命・財産等へ損害をおよぼすことがないよう、必要な設置条例の制定および危機管理マニュアルの整備に努められたい。
 
3)補助金の交付事務について
  補助金の交付事務について、交付申請および実績報告の提出が遅いものがあった。補助金等の交付を受ける団体へは、浜田市補助金等交付規則等にそった手続きをするよう指導されたい。
また、交付申請および実績報告を受けた場合は、支部等への助成金等も含めて、内容をよく精査し適正な交付事務に努められたい。
 
4)出張について
  ア 出張命令が発令されていない出張、出張復命をしていない出張、および旅費精算がされていない出張があった。また出張復命書を紛失しているもの、内容に一部不備があるものがあった。
    出張については、旅費精算の有無に関わらず、出張命令と出張復命は必要である。服務規程、旅費に関する条例等を遵守されたい。
 
  イ 出張命令簿を職員別に管理している課、出張復命書に代えて報告書を作成している課、出張復命書を事業別に管理している課があった。
    出張については、命令、復命、旅費精算までが一連の過程であり、必要な手続きである。命令簿は職員別から時系列への管理とし、復命書はできるだけ1冊にまとめた取扱いを行ない、旅費精算までの管理を徹底されたい。
 
  ウ 複数課職員が同じ出張をする際、出張命令の発令について誤った認識があった。命令権限は出張者の所属長が有することから、必ず所属課から発令されたい。
 
  エ 旅費定額表による経路での出張ができないものについては、浜田市職員等の旅費に関する条例第7条の但し書きの規定によって処理されたい。
 
5)日額報酬および費用弁償の支給明細書について
  日額報酬および費用弁償を支給する時に作成する明細書について、それぞれに様式の異なる明細書を作成している。
  日額報酬は浜田市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例により、勤務の都度支給するとされていることから、それに伴う費用弁償についても勤務の都度支給するものである。
  明細書については、日額報酬および費用弁償の様式を一本化し、日額報酬とそれに伴う費用弁償が同時期に支給されるよう努められたい。
 
6)文書事務について
  起案文書の決裁日や情報提供欄が未記入のものなど起案文書に不備のあるものがあった。
  また、申請書や報告書など浜田市が受領した文書の受付など、事務手続きが統一されていない。
  今後は浜田市事務処理規則及び行政監理課が作成しているマニュアルにより、適正な事務処理に努められたい。
 
7)監査結果報告について
  平成20年度から定期監査等の結果に関する報告について、浜田市監査委員条例第6条による告示と合わせて、浜田市ホームページへも掲載し、浜田市職員をはじめとして多くの市民の目にも触れることができるようにしている。
  指摘事項については、市全体で改善されたい「総括指摘事項」と、定期監査を実施した課へ対しての「個別指摘事項」を報告している。
  しかしながら、総括指摘事項として報告している内容は毎回同じものであり、監査委員からの指摘が適正な事務執行に反映されていない。随意契約や会計処理に関するマニュアルが有効に活用されておらず、管理職の理解も不十分であることから、適正な財務事務について一層の徹底が必要である。
 

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